Van databeheer naar databeheersing in 5 stappen

Uw klanten zien zichzelf dagelijks geconfronteerd met een stortvloed aan data. Zonder een goede beheersing van al die gegevens zorgt dat voornamelijk voor risico’s in plaats van voordelen. Gelukkig kunt u met een gestructureerde aanpak een stevige basis leggen en het tij keren.

Onbeheersbare gegevensstromen zijn ruis voor een organisatie. Ze zorgen bijvoorbeeld voor security- en privacyrisico’s. Denk aan het risico op AVG-boetes en datalekken. Daarbij brengen data kosten met zich mee, voor opslag en beheer. Tegelijkertijd zitten in al die gegevens kansen verborgen. Bijvoorbeeld inzichten in de markt of in de klant. Inzichten die businessstrategieën aanscherpen en klantervaringen verrijken. Maar dan moet uw klant die data wel benutten.

Momenteel blijven zo’n 70% van alle data die organisaties verwerken onbenut. Er liggen dus nog volop kansen voor verbetering en onderscheidend vermogen. Met deze 5 stappen legt u een stevige basis voor slimmer databeheer.

1. Inventariseer en beoordeel de huidige infrastructuur

Allereerst is het van belang de huidige stand van zaken in kaart te brengen. Dat geldt voor zowel de processen als de technische infrastructuur. De volgende vragen zijn belangrijke vertrekpunten:

* Welke processen zijn er in de organisatie en tot welke data leiden deze?

Achter elke vorm van data schuilen processen. Van het eenvoudig versturen van e-mails en ondertekenen van documenten tot ingewikkelde procurementprocessen: al die zaken leiden tot gegevens. Ieder stukje data heeft zijn eigen eigenschappen.

Ieder datatype heeft zijn eigen specifieke kenmerken. Zo zijn er gestructureerde en ongestructureerde data, en gegevens die voornamelijk ‘in rust’ zijn (denk aan een datawarehouse of back-up) versus data die dagelijks wijzigt of wordt geraadpleegd (zoals data rondom voorraadbeheer of klantprofielen).

* Waar komen die gegevens op dit moment terecht?

Ieder type data stelt zijn eigen eisen aan de onderliggende infrastructuur. Bijvoorbeeld op het gebied van beschikbaarheid, doorvoercapaciteit en beschermingsniveau. Zo moet data die rechtstreeks gebruikt wordt in user-facing applicaties of analyticstoepassingen veel sneller geraadpleegd kunnen worden dan gegevens die eens in de zoveel tijd worden bijgewerkt in een back-up. En privacygevoelige persoonsgegevens vragen om een ander toegangsbeleid dan informatie over bijvoorbeeld productvoorraden.

De onderliggende infrastructuur moet aan die eisen tegemoet kunnen komen. Is dat niet het geval? Dan is het waardevol om te kijken in hoeverre moderne technologie die ‘gaten’ kan opvullen.

2. Verbeter de privacy en security

Data zorgen voor privacy- en securityrisico’s. Cybercriminelen hebben het gemunt op waardevolle bedrijfs- en persoonsgegevens. Zeker ransomware is aan een opmars bezig. Daarbij maken hackers data ontoegankelijk via versleuteling en vragen ze losgeld in ruil voor gegevensherstel. Dergelijke data-inbreuken leiden op korte termijn tot verstoring van de dienstverlening, en kunnen bovendien voor grote imagoschade zorgen.

Het is dan ook belangrijk waardevolle gegevens hiertegen te beschermen. Dat betekent enerzijds het omarmen van veilige procedures. Zoals het instellen van een strikt toegangsbeleid (wie heeft toegang tot welke data en waarom?) ondersteund door bijvoorbeeld tweefactorauthenticatie en het voorzien in tijdige patches en back-ups. Anderzijds kunnen securityoplossingen hackers en andere dreigingen zoveel mogelijk buiten de deur houden. Denk daarbij aan bijvoorbeeld next-gen firewalls, oplossingen voor mobile device management, endpointsecurity en IDS/IPS.

3. Versterk de analyticsomgeving

Analytics kunnen uit een grote hoeveelheid gegevens nieuwe businessinzichten naar boven halen.Bijvoorbeeld door te zoeken naar businesscorrelaties die met het blote oog niet zichtbaar zijn. Een relatief nieuwe best practice is daarbij niet enkel te kijken naar de transactionele gegevens (operationele, ofwel O-data), maar ook de doelgroep actief te bevragen naar hun bevindingen (experience-, ofwel X-data). Door het samenbrengen en correleren van die twee typen data ontstaat een volledig klantbeeld en kunnen organisaties de klantervaring verder verbeteren.

Deze workload stelt hoge eisen aan de onderliggende infrastructuur.

4. Breek datasilo’s af

Organisaties nemen in de loop van de tijd allerlei applicaties en systemen in gebruik. Wanneer deze niet of nauwelijks met elkaar kunnen communiceren, ontstaan datasilo’s. Die silovorming is een van de grootste obstakels voor innovatie en waardecreatie.

Data zijn namelijk alleen waardevol als ze op het juiste moment op de juiste plaats en voor de juiste medewerker of applicatie beschikbaar zijn. Datasilo’s vergroten de beheerlast en verhinderen een vrij dataverkeer binnen de organisatie, waardoor bijvoorbeeld analytics op basis van alle relevante data lastig of onmogelijk wordt.

Een belangrijke stap is dan ook de consolidatie van al die data-eilanden binnen een centrale, eenvoudig beheersbare oplossing.

5. Maak gebruik van artificiële intelligentie (AI) en machine learning

Beheeromgevingen die gebruikmaken van AI en machine learning kunnen een nuttige toevoeging zijn voor datamanagement. Zo kunnen ze beheerders helpen met het spotten van afwijkende gebruikspatronen of naderende problemen met de capaciteit of verwerkingskracht. Zo helpen deze technologieën problemen te voorspellen nog voordat ze zich voordoen. Dat maakt tijdig ingrijpen mogelijk.

Ook op het gebied van de klantbeleving zijn deze technologieën van grote toegevoegde waarde. Zo kunnen ze opkomende trends signaleren, en klantbehoeften voorspellen.

Lenovo

Een solide dataomgeving vereist een infrastructuur die aan de hierboven geschetste eisen kan voldoen. Voorbeelden hiervan zijn de Lenovo ThinkSystem DE- en DM-appliances. Deze oplossingen beschikken over genoeg capaciteit voor het destilleren van waardevolle informatie uit grote hoeveelheden data. Ook bevatten ze uitgebreide mogelijkheden voor beveiliging en toegangscontrole en zijn ze inzetbaar als consolidatieplatform voor het afbreken van datasilo’s.

Wilt u meer weten over de oplossingen van Lenovo en hoe u hiermee uw klanten kunt voorzien van een krachtige basis voor hun data? Neem vrijblijvend contact op voor meer informatie.